Aktivt inblandade föräldrar är nyckeln till de mest framgångsrika programmen för ungdomsministeriet. Att hålla dem informerade om händelser och utveckling är viktigt för att säkerställa deras stöd och engagemang. Som ungdomsgrupps vuxenledare eller ungdomspastor är det upp till dig att träffa en välkomnande och informativ ton i din kommunikation med dem, antingen skriftligen eller personligen. När behov uppstår för att hålla ett föräldermöte, skriv ett vänligt, kortfattat brev för att informera föräldrarna om mötet - och inkludera en agenda för att de ska kunna förbereda sig för mötet.
Steg 1
Ange en tid och datum för mötet med ungdomsgruppens föräldrar och säkra en lämplig plats för mötet. Lägg mötesinformationen på kyrkans kalender och i nyhetsbrevet eller veckotidningen för att publicera det i stor utsträckning. Om du vill ha specifika personer bortom föräldrarna att delta i mötet, som din pastor, bjuda in dem i god tid för att de ska kunna delta.
Steg 2
Utarbeta ett kort, vänligt brev till föräldrarna, bjuda in dem till mötet. Om du känner alla föräldrar personligen kan du använda en informell hälsning som "Kära John och Sue" för att öppna ditt brev. Annars, använd en hälsning som "Kära ungdomsgruppföräldrar" eller "Kära herr och fru Smith."
Steg 3
Använd din inledande paragraf för att bjuda in föräldrarna till mötet med datum, tid och plats för händelsen. Observera att du inkluderar en separat mötesagenda som ingår i brevet. Beskriv sedan syftet och målen för det föreslagna mötet. Lista inte varje objekt du tänker täcka, men lyfta fram de viktigaste frågorna så att föräldrar förstår mötet och vet vad de ska förvänta sig. Lägg till fler stycken efter behov för att ge relevant bakgrundsinformation om de frågor som du tänker diskutera vid mötet.
Steg 4
Stäng ditt brev genom att be föräldrarna att låta dig veta huruvida de kan delta eller inte, så att de får din kontaktinformation så att de kan nå dig via telefon eller e-post. Betona vikten av föräldraansvar i ett framgångsrikt program för ungdomsministrar och sluta med att säga att du ser fram emot att se dem på mötet, höra deras inlägg på frågorna och lära känna dem bättre. Använd en traditionell stängning som "Med vänliga hälsningar" eller "Respektivt" följt av fyra tomma linjer och ditt tryckta namn. Skriv ditt namn i tomma mellanslag ovanför det tryckta namnet. Om det är lämpligt kanske du vill använda en avslutning som "Din i Kristus" eller "I hans namn".
Steg 5
Skapa en agenda för ditt möte med föräldrar till ungdomsgruppsmedlemmar. Lista agendaposter i prioriterad ordning, för att säkerställa att du får de viktigaste frågorna först. För att säkerställa att mötet stannar på rätt spår, tilldela ungefärliga tider för diskussion till varje dagordning. Exempelvis kanske du noterar på din agenda, Introduktion av ungdomsgruppsofficer (5 minuter), Översikt över kommande ungdomsgruppshändelser (15 minuter) och Diskussion om Kostnader och Fundraising för Mission Trip (15 minuter).
Steg 6
Bevisa ditt brev och mötesagendan. Hämta en aktuell lista över ungdomsgruppmedlemmar och deras föräldrar. Var noga med att skicka varje förälder en kopia av både ditt brev och dagordningen. Skicka brevet med snigelpost för att se till att det går direkt till dina önskade mottagare. Skicka brevet minst två hela veckorna före mötet - och skicka en e-post-påminnelse om en till två rader några dagar före mötesdagen.
