I åldern av textning och omedelbara onlinemeddelanden verkar tekniken för telefonkommunikation ibland som om den går längs vägen. Telefonkommunikation kan vara ledig, mellan vänner eller en mer formell del av verksamheten. Effektiv telefonkommunikation börjar innan du hämtar telefonen. Tänk på vilket meddelande du behöver eller vill förmedla, hur du föreslår att du får information och hur du lyssnar bra är alla en del av effektiv telefonkommunikation.
Hitta lite lugnt
Kommunicera via telefon är mycket effektivare när båda parter kan höra varandra tydligt utan bakgrundsbrus. Planera att ringa, om det är för arbete eller bara för att komma ikapp med en gammal vän, vid en tidpunkt då du inte är skyldig att delta i något annat företag. Om du tar ett inkommande samtal, försök hitta en lugn plats i ditt hem där din uppringare inte kommer att konkurrera med resten av din familj. Blarljud, t.ex. tv, vägtrafik och behövande barn, kan störa både dina lyssnings- och kommunikationsförmåga, vilket gör det svårare för dig att bedriva ditt telefonsamtal.
Välj dina ord
Ditt språk spelar en stor roll för att utveckla effektiva telefonkommunikationsfärdigheter. Att vara artig väntas alltid när du pratar i telefon men att tänka på dina ord innan du ringer kan hjälpa dig att göra din uppfattning tydligt och ge personen i andra änden ett bra intryck. Att skriva ut ett manuskript av de huvudpunkter som du vill täcka utöver namnen på de personer du behöver prata med, kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår, enligt staten Idaho Department of Labor. Försök använda neutralt språk för att mildra negativa svar så att den person du pratar kommer att fortsätta att lyssna. South Carolina Division of State Information Technology erbjuder fraser som "Jag föreslår" eller "Jag rekommenderar", istället för "du borde" eller "du behöver". Ofta när en uppringare inte hör vad han vill eller förväntar sig att höra på linjen, slutar han att lyssna, och din kommunikation har effektivt stoppat.
Klä på delen
Du kanske tycker att du kommunicerar bättre i telefonen när du sitter rakt, klädd i kläder som är lämpliga för uppgiften till hands och annars utför dig på ett professionellt sätt. Att prata medan de sprutas ut på soffan kan dämpa din röst och göra hörsel svår för den person du talar om. Om du använder telefonen för professionella ändamål, öva du att svara på frågor med hjälp av antingen en partner eller en bandspelare, för att få feedback om din tonfall och din talvolym.
Lyssna helt
Kommunikation innebär att lyssna, såväl som att prata. Lyssna uppmärksamt utan att skära av din telefonsvarare. Bekräfta en kommentar då och då, så din uppringare vet att du lyssnar, och har inte bara ställt in henne. Men kommentera inte så ofta att det verkar att du bara stöter på samma fraser - "Jag ser", "rätt", "OK" är några exempel - utan att verkligen lyssna. Ha en anteckningsblock och penna redo, så du kan skriva ner relevant information och upprepa den till den andra personen om någon av er behöver en förtydligande.
